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電子郵件會影響我們的個人品牌。據(jù)說，一個職場人平均每天收到121封郵件，一年的郵件加起來簡直就像雪崩一樣，難怪我們對郵件方面的影響已經(jīng)有些麻木。通常情況下，我們會花上幾個小時來美化自己的LinkedIn個人資料、修改簡歷，然而卻因為趕時間而匆忙地把一封不知所云的郵件發(fā)了出去。“從我的個人設備發(fā)送，請忽略錯別字”等說明不能成為“免死金牌”，也不能被當作草率寫郵件的借口。

有沒有想過，你正在通過郵件傳達什么樣的個人品牌？是時候認真考慮一下了。你發(fā)送的每封電子郵件都會影響你的職場聲譽。

發(fā)送電子郵件時，千萬不要犯以下常見錯誤：

郵件太長，難以消化

你的郵件是不是像《罪與罰》（Crime and Punishment，俄國作家陀思妥耶夫斯基創(chuàng)作的長篇小說——譯者注）那樣，長得要分為12個部分呢？你是不是會把對方想知道的背景全都寫進去呢？雖然背景對于理解內容至關重要，但是要記住，對方需要知道的，只是所有信息的一小部分而已。成年人的注意力只有8秒，所以每一刻都很重要：直接切入重點就好了。

郵件抄送很多人

你是不是已經(jīng)習慣把郵件抄送給許多人？如果是這樣，你就要問問自己，究竟誰才真正需要接收到這封郵件？在許多企業(yè)中，形成了一種利用“過度抄送”以保護自己的政治文化。記住，你發(fā)送的每封郵件都會增加其他抄送人的郵件負擔，特別是當其中一個收件人決定“全部回復”時。

郵件內容不完整

雖然要長話短說，但是也不能簡要得過于突兀。千萬不要在郵件中只寫個一詞半句，進行思維跳躍，而不考慮對方是否能夠跟得上。之前，你是否收到了大量的回復郵件要求澄清問題？如果是這樣，就說明你的電子郵件需要更具條理性，以及需要加入更多背景。

郵件重點不明確

千萬不要讓對方像符號學家一樣，必須去挖掘你的電子郵件才能找到重要內容。要確保對方知道問題是什么，以及為什么要他回復。盡管我們的工作離不開電子郵件，但是回復郵件并不是什么高深的事務。如果想讓讀者消化你的信息，甚至采取行動，就要將信息寫得簡單明了。

對于如何撰寫電子郵件，我們可以從馬克·吐溫（Mark Twain）的寫作風格中得到啟發(fā)：他開創(chuàng)了一種獨特、讓人印象深刻的寫作風格，另外他還會對文字進行反復編輯，以做到通俗易懂。正如他所說：“任何人都有想法，但是難就難在如何使用精煉的語言而非長篇大論表達出來。”所以，不妨花些時間來優(yōu)化、打磨郵件，相信你很快就會發(fā)現(xiàn)效果已經(jīng)大幅改善。另外，郵件一定要追求質量而非數(shù)量，并不是每封郵件都值得你花費同樣的精力。

不過，千萬別效仿馬克·吐溫的另一個寫作風格，那就是壞脾氣。其實，人們對電子郵件本身懷有固有偏見。因為人們往往習慣依賴語調、面部表情和身體語言等社交線索，來解讀對方的表達；社會神經(jīng)科學領域已經(jīng)證明，如果缺乏這些，信息接收者就很容易得出最壞的結論。所以寫電子郵件時，你千萬要留意各種細節(jié)，否則會很容易招致對方的誤解，而你就得去收拾殘局了。

從寫下一封電子郵件開始，請遵循以下規(guī)則：

• 在主題一欄明確注明郵件目的。如果在主題前面加上標題（例如【行動】、【通知】）就更好了，這樣做能夠幫助對方弄明白回復的重點是什么。

• 在電子郵件開頭就明確提出要求，以防對方?jīng)]有看到預覽以外的內容。這樣一來，就在無形中提高了對方理解郵件重點的機會。

• 如果要把任務分配給某人或者向某人提出問題，可以在郵件正文中將此人名字加粗，這樣就大幅提升了獲得所需注意力的機會。

• 花些時間，把郵件盡可能寫得有禮貌一些，這將幫助對方真正了解你想說的話。

下次打開電子郵件帳戶時，不妨認真看看你的“已發(fā)送”文件夾。關于你的個人品牌的一切信息都在里面。如果你對自己的品牌不滿意，那么就從現(xiàn)在開始，重新通過電子郵件來打造你的職場聲譽，這真的非常重要。